وللتعامل مع الظرف المستجد، أجرى المعهد صيانة كاملة لكافة مرافقه الإدارية والتعليمية بما فيها قاعاته التدريبة وممرات واستراحات المعهد، كما تم تعقيم جميع مكونات المعهد وملحقاته بمافيها الصالة الرياضي التي يخصصها المعهد لأعضاء السلطة القضائية. وتأكيدًا لأهمية سير آليات العمل، فقد استحداث برنامج “مايكروسوفت تيم”Microsoft team بالتعاون مع “دبي الذكية”، لتخويل مديري الإدارات تنظيم الاجتماعات الدورية اللازمة مع موظفيهم ومتابعة العمل عن بعد.
وبفضل هذه الترتيبات مجتمعة، تمكن المعهد من ضمان استمرارية أعماله الإدارية والفنية بمافيها مايتعلق بشؤؤون الموظفين والعاملين في المعهد وتنفيذ كافة التعليمات الصادرة إليه من جهات الاختصاص، فقام المعهد بإعداد نموذج للمجلس التنفيذي حول آلية العمل عن بعد، والنسبة المطبقة وطبيعة عمل المعهد، وتطوير نموذج آخر للموارد البشرية يتعلق بآلية العمل عن بعد في المعهد.
وقال سعادة القاضي الدكتور جمال حسين السميطي، مدير عام معهد دبي القضائي: “ضمن الإجراءات الوقائية والاحترازية للتعامل مع هذا الظرف الاستثنائي، فقد ارتأينا القيام بتوزيع الموازنة طبقاً للظروف الاعتيادية، وتخصيص موازنة لهذه الأنشطة والتي تم تأجيل استخدامها إلى حين صدور تعليمات باستئناف الفعاليات والدورات والأنشطة، وصرفها من جديد حال عودة الأمور إلى سياقها الطبيعي. لقد كان المعهد من أوائل المؤسسات الحكومية التي طبقت نظام العمل عن بعد، حفاظًا على صحة وسلامة موظفيه وسلامة المتعاملين معه من المدربين والمتدربين، واستجابة لتوجيهات الجهات الصحية ودعماً لجهودها لمنع تفشي المرض”.
وتم التركيز خلال هذه الفترة على ضرورة التعامل مع استفسارات المتدربين والرد عليها، خاصة ما يتعلق بالبرامج التدريبية، من خلال التواصل مع فريق عمل التدريب والذي يتولى الرد والإحاطة بكل استفسار إلكترونياً وكل الفريق مؤهلاً لذلك من خلال برامج المعهد التي أعدتهم وأهلتهم لذلك. وتمت أيضًا متابعة تصميم الأطر العامة للدبلومات المطلوبة ضمن الاحتياجات التدريبية مع الهيئة التدريسية. وأعلن المعهد أيضًا عن توافر كافة المراجع والكتب من خلال المكتبة الإلكترونية، لمساعدة الطلاب والباحثين والمختصين على مواصلة تحصيلهم العلمي والأكاديمي. وتعمل إدارة المعرفة والنشر على تحديث كافة التشريعات حيث انتهت من تحديث تشريعات الأحوال الشخصية وغسل الأموال والتمييز والكراهية والعقوبات والإعسار والعنف الأسري وقانون تنظيم علاقات العمل ليصل عدد سلسلة التشريعات والقوانيين إلى 22 إصدار.
كما صدر العدد الجديد الحادي عشر من مجلة معهد دبي القضائي العلمية المحكمة وتحوي بحثاُ عن التطبيب عن بعد وبعض الدراسات والتشريعات عن الذكاء الاصطناعي. وتم توفيرها إلكترونياً لكل المشاركين بقاعدة بيانات المعهد ولكافة المتابعين لأنشطة وبرامج المعهد.